Фонд мелкой кассы, платежные документы и пополнение
Контролируйте остатки денежных средств в офисной мелкой кассе, отслеживайте документы по небольшим расходам и утверждайте возмещение расходов при пополнении фонда.
Контролируйте ежедневные мелкие расходы за наличный расчет с использованием назначенного фонда мелкой кассы.
1. Настройка фонда: в разделе «Финансы» → «Кассовые счета» создайте счет мелкой кассы, свяжите его с отдельным субсчетом главной книги и назначьте ответственное материально ответственное лицо.
2. Первоначальный остаток: перечислите утвержденную начальную сумму наличных средств с операционного банковского счета ответственному лицу.
3. Оформление расходных документов: по мере совершения ежедневных покупок за наличный расчет (канцелярские товары, курьерские услуги, прохладительные напитки) оформляйте документы по мелкой кассе и прикладывайте подтверждающие чеки.
4. Запрос на пополнение: когда остаток фонда достигает минимального порога, ответственное лицо представляет сводку для пополнения. Финансовый менеджер проверяет приложенные чеки и оформляет дополнительный банковский перевод для восстановления первоначального остатка.