Helpcentrum
Praktische handleidingen en antwoorden voor het gebruik van Ooctal.
Handleidingen
Alle handleidingen
Aan de slag
Meld u aan bij Ooctal
Open uw werkruimte en herstel de toegang als u uw wachtwoord niet meer weet.
Handleiding lezenAan de slag
Een Ooctal-account aanmaken
Registreer uw gebruikersaccount voordat u uw bedrijfswerkruimte instelt.
Handleiding lezenAan de slag
Maak uw eerste bedrijfs-werkruimte aan
Kies uw bedrijfstype en voer de bedrijfsgegevens in die nodig zijn om uw werkruimte te starten.
Handleiding lezenAan de slag
Aanbevolen dagelijkse workflow
Een eenvoudige operationele cyclus voor bedrijven die dagelijks Ooctal gebruiken.
Handleiding lezenDashboard
Het bedrijfsdashboard gebruiken
Lees KPIs, meldingen, snelkoppelingen en recente activiteit.
Handleiding lezenAan de slag
Eerste installatie voor een bedrijf
Bereid uw bedrijfswerkomgeving voor voordat u dagelijkse transacties invoert.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
Verkoopfacturen en ontvangsten
Factureer, incasseer betalingen en bewaak het klantsaldo.
Handleiding lezenSociaal & WhatsApp
Installatie van uitzendcampagne en doelgroepbepaling
Maak gerichte e-mail- en WhatsApp-campagnes met doelgroepbepaling en verificatie van ontvangers.
Handleiding lezenSociaal & WhatsApp
Richtlijnen voor e-mailbezorgbaarheid en spampreventie
Bescherm de reputatie van uw verzenddomein, verlaag bouncepercentages en zorg voor inboxbezorging.
Handleiding lezenSociaal & WhatsApp
Naleving van afmeldingen en onderdrukkingslijsten van bedrijven
Voldoe aan RFC 8058 afmelden met één klik en beheer bedrijfsgeïsoleerde onderdrukkingsrecords.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
POS-shift openen, kasgeld en shift sluiten
Beheer kassasessies, tel het openingskasgeld en stem de sluitingstotalen van betalingen af.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
POS hardware-installatie: Bonprinters, kassalades en scanners
Sluit thermische ESC/POS-printers, automatische kassalades en barcodelezers aan.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
Offline POS-verkopen en automatische achtergrondsynchronisatie
Blijf verkopen verwerken tijdens netwerkonderbrekingen met synchronisatie via lokale opslag.
Handleiding lezenFinanciën
Onboarding en compliance voor elektronische facturatie volgens ZATCA-fase 2
Onboard cryptografische CSID's, genereer conforme UBL 2.1-XML-facturen en integreer goedkeuring en rapportage.
Handleiding lezenFinanciën
Integratie van een onlinebetaalgateway en afwikkeling van uitbetalingen
Verbind Stripe, Tap, PayTabs en MyFatoorah voor directe online betaling van klantfacturen.
Handleiding lezenBoekhouding
Registratie, waardering en afschrijvingsschema’s voor vaste activa
Volg bedrijfsactiva, bereken de maandelijkse afschrijvingen en boek geautomatiseerde grootboekposten.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Batch- en partijtracering met beheer van vervaldatums
Beheer bederfelijke en geserialiseerde voorraad met FEFO-/FIFO-uitleveringsregels.
Handleiding lezenInstellingen
Werkruimtebeveiliging, tweefactorauthenticatie en auditlogboeken
Bescherm gevoelige financiële gegevens met 2FA, sessiebeheer en gedetailleerde audittrails.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
Offertes opstellen, goedkeuring door klanten en conversie naar verkooporders
Maak professionele offertes, volg klantgoedkeuringen en converteer ze naadloos naar verkooporders.
Handleiding lezenBoekhouding
Kostenplaatsen, projectdimensies en analytische boekhouding
Koppel opbrengsten-, kosten- en journaaltransacties aan kostenplaatsen om winst-en-verliesrapporten per afdeling en project te genereren.
Handleiding lezenFinanciën
Terugkerende klantfacturen en geautomatiseerde abonnementsfacturatie
Automatiseer maandelijkse of jaarlijkse retainerfacturatieschema's met automatische levering per e-mail.
Handleiding lezenFinanciën
Chequetracking, postgedateerde cheques (PDC) en bankverwerking
Beheer inkomende en uitgaande cheques, volg vervaldatums en registreer de afwikkeling van bankstortingen.
Handleiding lezenFinanciën
Beheer van de kleine kas, betalingsbewijzen en kasaanvulling
Beheer kasvoorschotten voor kantooruitgaven, volg kleine-uitgavenbonnen en keur terugbetalingen voor kasaanvulling goed.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Stuklijst (BOM), productbundels en assemblage van kits
Bouw gereedproducten op uit componenten met automatische voorraadvermindering en kostprijsberekening voor assemblage.
Handleiding lezenInkoop & Leveranciers
Toerekening van landed costs: douane, zeevracht en afhandelingskosten
Verwerk internationale vrachtkosten en invoerrechten in de artikelwaardering voor een nauwkeurige analyse van de werkelijke productmarge.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Voorraadoverdrachten tussen meerdere magazijnen en tracking van goederen onderweg
Draag voorraad over tussen fysieke filialen, met verzending, beheer tijdens transport en ontvangst op de bestemming.
Handleiding lezenHR & Mensen
Loonbeschermingssysteem (WPS) en export van SIF-bestanden
Exporteer conforme bestanden voor salarisoverboekingen ten behoeve van de verwerking van salarissen door centrale en commerciële banken.
Handleiding lezenHR & Mensen
Einde dienstverband: ontslagvergoeding (EOSB) en eindafrekening van de werknemer
Bereken de wettelijke ontslagvergoeding, opgebouwde niet-opgenomen verlofrechten en geef de verklaring van eindafrekening uit.
Handleiding lezenHR & Mensen
Persoonlijke werknemersleningen, salarisvoorschotten en geautomatiseerde looninhoudingen in termijnen
Betaal werknemersleningen uit en plan geautomatiseerde maandelijkse inhoudingen in de loonadministratie.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Elektronisch patiëntendossier (EPD), patiëntgeschiedenis en vitale parameters
Leg de medische voorgeschiedenis, allergieën en chronische aandoeningen van patiënten vast en volg grafieken met vitale parameters tijdens opeenvolgende bezoeken.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Elektronische recepten, doseringsinstructies en apotheekverstrekking
Geef gestandaardiseerde medische recepten uit met geneesmiddeldosering, toedieningsfrequentie en directe integratie met de apotheek.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Instellen van zorgverzekeringspolissen, eigen bijdragen van patiënten en bundeling van declaraties
Beheer verzekeringsmaatschappijen, dekkingsniveaus van polissen, inhoudingen voor eigen bijdragen van patiënten en indieningen van declaraties bij verzekeraars.
Handleiding lezenRestaurants & Menu's
Keukenordersysteem (KDS) en routering van bestellingen naar bereidingsstations
Routeer binnenkomende bestellingstickets naar gespecialiseerde keukenschermen met bereidingstimers en functionaliteit voor het afhandelen van bestellingen.
Handleiding lezenRestaurants & Menu's
Receptbeheer, verbruik van ingrediënten en analyse van voedselkosten
Koppel gerechten aan hoeveelheden ruwe ingrediënten voor automatische voorraadvermindering en beheersing van de brutomarge.
Handleiding lezenRestaurants & Menu's
Tafelreserveringen, plattegronden van de eetzaal en beheer van de gastenwachtlijst
Beheer plattegronden van de eetzaal, boek tafelreserveringen en coördineer de plaatsing van gasten.
Handleiding lezenSociaal & WhatsApp
WhatsApp Business Cloud instellen, telefoonregistratie en webhooks
Verbind de officiële Meta WhatsApp Cloud API-referenties voor geverifieerde geautomatiseerde berichten.
Handleiding lezenInstellingen
Op rollen gebaseerde toegangscontrole (RBAC) en aangepaste gebruikersrechten
Maak aangepaste gebruikersrollen aan, beperk de toegang tot financiële rapportages en handhaaf functiescheiding binnen de onderneming.
Handleiding lezenRapporten
Verkoop-, inkoop- en klantrapporten
Analyseer commerciële activiteit, ontvangsten en saldi.
Handleiding lezenSociaal & WhatsApp
Sociale inbox en WhatsApp-berichten
Beheer gesprekken en koppel berichten aan klanten.
Handleiding lezenFinanciën
Valuta's, belastingen en betaalmethoden
Configureer transactieregels voordat u financiële schermen gebruikt.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Afspraken, bezoeken en kliniekfacturatie
Begeleid een patiënt van boeking naar bezoek, recept en betaling.
Handleiding lezenAdverteren
Advertentieverbindingen en -campagnes
Verbind advertentieaccounts en monitor de campagneprestaties.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Magazijnen, overboekingen en correcties
Beheer voorraadhoeveelheden across locaties en behoud de mutatiehistorie.
Handleiding lezenInkoop & Leveranciers
Leveranciers en inkooporders
Beheer leveranciersgegevens, inkoopvoorwaarden en inkoopverplichtingen.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
Verkoopretouren en creditnota's
Corrigeer een verkoop met behoud van de boekhoudkundige en audit-trail.
Handleiding lezenRapporten
Financiële, fiscale en voorraadrapporten
Lees de rapporten die worden gebruikt voor financiële controle en voorraadbeslissingen.
Handleiding lezenCRM & Klanten
Klanten en contactpersonen
Maak klantrecords, contactpersonen, adressen, voorwaarden en saldi aan.
Handleiding lezenRestaurants & Menu's
Restaurantmenu's en bestellingen
Configureer menu-items en voer de bestelstroom uit.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Voorraadwaardering en signalen voor lage voorraad
Begrijp voorraadwaarde, bestelgrenzen en voorraadrapporten.
Handleiding lezenInkoop & Leveranciers
Leveranciersfacturen en betalingen
Registreer leveranciersfacturen, verplichtingen en afwikkelingen.
Handleiding lezenCRM & Klanten
Klantactiviteiten en opvolging
Houd verkoopgesprekken, taken, herinneringen en bestanden gekoppeld aan de klant.
Handleiding lezenAI-assistent
De AI-assistent van het bedrijf gebruiken
Vraag de assistent om navigatie, concepten, samenvattingen en toegestane bedrijfsinzichten.
Handleiding lezenFinanciën
Kosten en kostenposten
Leg operationele uitgaven vast met de juiste fiscale en boekhoudkundige verwerking.
Handleiding lezenInstellingen
Bedrijfsprofiel en documentinstellingen
Beheer de bedrijfsidentiteit, nummering, sjablonen en standaardwaarden voor communicatie.
Handleiding lezenInkoop & Leveranciers
Retourzendingen aan leveranciers en creditnota's
Retourneer goederen naar de leverancier of verlaag een leveranciersverplichting met een traceerbaar document.
Handleiding lezenHR & Mensen
Medewerkers, afdelingen en contracten
Stel het medewerkersrecord en de arbeidsinformatie in.
Handleiding lezenBoekhouding
Grootboekrekeningenschema
Organiseer het grootboek in activa, passiva, eigen vermogen, opbrengsten, kosten en uitgaven.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
Offertes en verkooporders
Stel een klantaanbod op en zet dit om in de verkoopcyclus.
Handleiding lezenFinanciën
Banken, contanten en reconciliatie
Volg rekeningen, betalingen, stortingen en verschillen ten opzichte van afschriften.
Handleiding lezenInstellingen
Gebruikers, machtigingen en abonnementslimieten
Beheer toegang terwijl het bedrijf binnen het ingeschakelde abonnement blijft.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Kliniekinrichting en patiëntendossiers
Stel artsen, diensten, patiënten en klinische informatie in.
Handleiding lezenHR & Mensen
Aanwezigheid, verlof en loonadministratie
Voer de maandelijkse cyclus voor personeelsoperaties uit.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Producten, varianten en prijsstelling
Maak verkoopbare artikelen aan met voorraad-, kosten-, prijs-, belasting- en SKU-informatie.
Handleiding lezenBoekhouding
Journaalposten en financiële overzichten
Beoordeel dubbel boekhouden en begrijp de kernrapporten.
Handleiding lezenAan de slag
Checklist voor bedrijfsinrichting
Een praktische checklist voor het voorbereiden van een nieuwe bedrijfswerkomgeving.
Handleiding lezenAan de slag
Gebruikers toevoegen en eerste machtigingen toewijzen
Nodig het team uit en geef elke rol alleen de toegang die nodig is.
Handleiding lezenAan de slag
Beginbalansen en beginvoorraad invoeren
Breng goedgekeurde beginbalansen in de onderneming zonder de audittrail te doorbreken.
Handleiding lezenAan de slag
Documentnummering en sjablonen configureren
Zorg voor consistente bedrijfsdocumenten voordat u ze naar klanten of leveranciers verzendt.
Handleiding lezenDashboard
Dashboardfilters en rapportageperioden
Gebruik filters voor bedrijf, datum, valuta en status op de juiste manier.
Handleiding lezenDashboard
Inzicht in dashboardkaarten KPI
Lees de belangrijkste indicatoren voor verkoop, incasso, inkoop, kosten en voorraad.
Handleiding lezenDashboard
Dashboardmeldingen en snelkoppelingen gebruiken
Zet operationele meldingen om in de volgende nuttige actie.
Handleiding lezenDashboard
Recent activiteiten bekijken
Traceer belangrijke wijzigingen die in de bedrijfswerkruimte zijn aangebracht.
Handleiding lezenCRM & Klanten
Leads vastleggen en converteren
Zet een eerste aanvraag om in een gekwalificeerde klantopportunity.
Handleiding lezenCRM & Klanten
Klantgroepen en -segmenten
Organiseer klanten voor prijsstelling, communicatie en rapportage.
Handleiding lezenCRM & Klanten
Klantkrediet en betalingsvoorwaarden
Stel kredietlimieten en betalingsregels in voordat u verkoopdocumenten uitgeeft.
Handleiding lezenCRM & Klanten
Klantoverzichten en ouderdom
Leg uit wat een klant verschuldigd is en hoe lang het openstaat.
Handleiding lezenCRM & Klanten
CRM taken en herinneringen
Houd klantopvolging toegewezen, gedateerd en zichtbaar.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
Verkooppijplijnfasen
Doorloop kansen via een consistent verkoopproces.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
Verkoopkortingen en prijslijsten
Pas prijsregels toe zonder de goedkeuringscontrole te verliezen.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
Verkoopaflevering en orderverwerking
Verplaats een goedgekeurde verkoop van order naar aflevering.
Handleiding lezenVerkoop & Facturen
Opvolging van verkoopbetalingen
Prioriteer en registreer incassowerkzaamheden voor klanten.
Handleiding lezenInkoop & Leveranciers
Van aanvraag tot inkooporder
Zet een interne behoefte om in een goedgekeurde leveranciersorder.
Handleiding lezenInkoop & Leveranciers
Leveranciersprijslijsten en -voorwaarden
Houd leverancierskosten, valuta's en betalingsvoorwaarden nauwkeurig.
Handleiding lezenInkoop & Leveranciers
Goederenontvangst en driewegcontrole
Match wat is besteld, ontvangen en gefactureerd.
Handleiding lezenInkoop & Leveranciers
Leveranciersouderdomsanalyse en rekeningoverzicht
Plan leveranciersbetalingen op basis van geverifieerde openstaande verplichtingen.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Productcategorieën en eenheden
Creëer een overzichtelijke productstructuur voor voorraad en rapportage.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Barcodes en productzoekopdracht
Vind producten snel en verminder selectiefouten.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Voorraadontvangsten en -uitgiften
Registreer inkomende en uitgaande hoeveelheden met een duidelijke bron.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Workflow voor voorraadoverboeking
Verplaats voorraad tussen magazijnen zonder de bewaring of timing te verliezen.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Voorraadtellingen en goedkeuring van afwijkingen
Corrigeer verschillen bij fysieke tellingen met onderbouwing.
Handleiding lezenVoorraad & Producten
Voorraadwaardering en kostprijs van verkochte goederen
Begrijp hoe voorraadkosten de verkoop en financiële rapporten beïnvloeden.
Handleiding lezenFinanciën
Goedkeuringsworkflow voor onkosten
Dien onkosten in en keur deze goed met ondersteunend bewijs.
Handleiding lezenFinanciën
Terugkerende kosten
Beheer vaste kosten zonder de controle over de beoordeling te verliezen.
Handleiding lezenFinanciën
Workflow voor bankafstemming
Match systeemtransacties met een bankafschrift.
Handleiding lezenFinanciën
Kasbeheer
Beheer kleine kas en kasbewegingen.
Handleiding lezenFinanciën
Betalingsbatches
Bereid meerdere goedgekeurde betalingen veilig voor.
Handleiding lezenFinanciën
Belastingperiode beoordeling
Bereid een beoordeling van de belastingperiode voor voordat u aangeeft of rapporteert.
Handleiding lezenBoekhouding
Rekeninghiërarchie en boekingsregels
Houd hoofdrekeningen en boekbare rekeningen correct gescheiden.
Handleiding lezenBoekhouding
Beoordeling handmatige memoriaalboeking
Maak gecontroleerde memoriaalboekingen voor goedgekeurde correcties.
Handleiding lezenBoekhouding
Checklist voor periodeafsluiting
Sluit een rapportageperiode af met minder verrassingen.
Handleiding lezenBoekhouding
Een saldo traceren in het grootboek
Ga van een rapportsaldo naar de brontransactie.
Handleiding lezenBoekhouding
Meerdere valuta's boekhouding
Registreer transacties in vreemde valuta met beheerste koersen en saldi.
Handleiding lezenHR & Mensen
Onboarding van medewerkers
Maak een volledig medewerkersdossier aan en bescherm tegelijkertijd persoonsgegevens.
Handleiding lezenHR & Mensen
Medewerkersstatus en overplaatsingen
Registreer indiensttredingen, overplaatsingen, promoties en uitdiensttredingen nauwkeurig.
Handleiding lezenHR & Mensen
Verlofregelingen en goedkeuringen
Stel verlofregels in en keur aanvragen consistent goed.
Handleiding lezenHR & Mensen
Aanwezigheidscorrecties
Corrigeer aanwezigheidsregistraties met een controleerbare reden.
Handleiding lezenHR & Mensen
Loonadministratie controleren en boeken
Valideer de loonadministratie voordat u betalingen en boekhoudkundige resultaten aanmaakt.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Artsen en specialismen
Stel klinisch personeel en hun afspraakbereik in.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Klinische diensten en prijslijsten
Configureer factureerbare diensten met klinische en financiële details.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Afspraakstatussen en wachtrij
Beheer de dagelijkse afsprakenwachtrij van boeking tot afronding.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Patiënttoestemming en privacy
Beperk patiëntinformatie tot de personen en het doel waarvoor deze nodig is.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Klinische notities en follow-ups
Registreer toegestane klinische informatie en de volgende zorgactie.
Handleiding lezenKlinieken & Medisch
Kliniekfacturen en betalingen
Koppel factureerbare klinische diensten aan de standaard financiële workflow.
Handleiding lezenRestaurants & Menu's
Restauranttafels en servicegebieden
Bereid de plattegrond voor op nauwkeurige orderafhandeling.
Handleiding lezenRestaurants & Menu's
Modifiers en combinatiemaaltijden
Bouw flexibele menukeuzes zonder controle over prijs en voorraad te verliezen.
Handleiding lezenRestaurants & Menu's
Keuken- en bereidingsstatussen
Volg een bestelling vanaf bevestiging tot bereiding en overdracht.
Handleiding lezenRestaurants & Menu's
Horeca-werknemersdiensten en sluitingen
Sluit een service-dienst af met verkoop- en betalingscontrole.
Handleiding lezenSociaal & WhatsApp
Een sociaal of WhatsApp-kanaal verbinden
Verbind goedgekeurde berichtenkanalen met gecontroleerde toegang.
Handleiding lezenSociaal & WhatsApp
Gesprekken toewijzen en tags gebruiken
Houd inkomende gesprekken toegewezen en doorzoekbaar.
Handleiding lezenSociaal & WhatsApp
Goedgekeurde antwoorden en sjablonen
Gebruik kanaalconforme antwoorden zonder context te verliezen.
Handleiding lezenSociaal & WhatsApp
Berichtfouten en nieuwe pogingen
Behandel onbezorgde berichten en providerfouten veilig.
Handleiding lezenAdverteren
Advertentieaccount instellen
Bereid een advertentieverbinding voor voor betrouwbare rapportage.
Handleiding lezenAdverteren
Campagnfilters en datumbereiken
Lees campagnemetrieken met de juiste rapportagescope.
Handleiding lezenAdverteren
Campagnbudgetbeoordeling
Beoordeel budgetten zonder rapportage te verwarren met providerwijzigingen.
Handleiding lezenRapporten
Rapportfilters en exports
Produceer reproduceerbare rapporten die anderen kunnen verifiëren.
Handleiding lezenRapporten
Ouderdomsoverzicht van vorderingen en schulden
Gebruik ouderdomsoverzichten om invorderings- en betalingsbeslissingen te prioriteren.
Handleiding lezenRapporten
Winst-en-verliesanalyse
Interpreteer omzet, kosten, uitgaven en winst voor een geselecteerde periode.
Handleiding lezenRapporten
Balansanalyse
Beoordeel activa, passiva en eigen vermogen op een bepaald moment.
Handleiding lezenRapporten
Kasstroomanalyse
Inzicht in kasbewegingen binnen operationele, investerings- en financieringsactiviteiten.
Handleiding lezenInstellingen
Bedrijfsidentiteit en fiscaal profiel
Houd de bedrijfsidentiteit en juridische gegevens gereed voor documenten.
Handleiding lezenInstellingen
Meldingsvoorkeuren
Beheer welke operationele meldingen gebruikers ontvangen.
Handleiding lezenInstellingen
Integratiestatus en toegang
Monitor verbonden services en verwijder onveilige toegang.
Handleiding lezenInstellingen
Bedrijfskalender en tijdzone
Stem datums, werktijden en geplande activiteiten op elkaar af.
Handleiding lezenInstellingen
E-mail- en documentlevering
Verstuur bedrijfsdocumenten via goedgekeurde leveringsinstellingen.
Handleiding lezenAI-assistent
Gebruik AI voor navigatie en uitleg
Vraag de assistent om uit te leggen waar een taak wordt voltooid en wat daarvoor nodig is.
Handleiding lezenAI-assistent
Vraag AI om bedrijfsinzichten
Vraag samenvattingen op van toegestane bedrijfsgegevens zonder de traceerbaarheid naar de bron te verliezen.
Handleiding lezenAI-assistent
Gebruik AI om operationele tekst op te stellen
Maak concepten waarbij de eindverantwoordelijkheid bij de gebruiker blijft.
Handleiding lezenAI-assistent
AI-acties controleren vóór bevestiging
Ga veilig om met acties die bedrijfsgegevens kunnen wijzigen of contact kunnen opnemen met personen.
Handleiding lezen