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Guides pratiques et réponses pour utiliser Ooctal.
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Prise en main
Connexion à Ooctal
Ouvrez votre espace de travail et récupérez l'accès si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe.
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Créer un compte Ooctal
Enregistrez votre compte utilisateur avant de configurer l'espace de travail de votre entreprise.
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Créer votre premier espace de travail d'entreprise
Choisissez votre type d'activité et saisissez les détails de l'entreprise nécessaires pour lancer votre espace de travail.
Lire le guideTableau de bord
Utilisation du tableau de bord de l'entreprise
Consultez les KPIs, les alertes, les raccourcis et l'activité récente.
Lire le guidePrise en main
Première configuration d'une entreprise
Préparez l'espace de travail de votre entreprise avant d'entrer les transactions quotidiennes.
Lire le guideVentes et factures
Factures de vente et encaissements
Émettre une facture, encaisser le paiement et suivre le solde client.
Lire le guidePrise en main
Flux de travail quotidien recommandé
Un cycle d'exploitation simple pour les entreprises utilisant Ooctal au quotidien.
Lire le guideSocial et WhatsApp
Configuration des campagnes de diffusion et résolution de l'audience
Créez des campagnes ciblées par e-mail et WhatsApp avec résolution de l'audience et vérification des destinataires.
Lire le guideSocial et WhatsApp
Directives de délivrabilité des e-mails et de prévention du spam
Protégez la réputation de votre domaine d'envoi, réduisez le taux de rejet et garantissez la livraison en boîte de réception.
Lire le guideSocial et WhatsApp
Conformité au désabonnement et listes de suppression de l'entreprise
Respectez le désabonnement en un clic RFC 8058 et gérez les enregistrements de suppression isolés par entreprise.
Lire le guideVentes et factures
Ouverture du poste POS, fonds de caisse initial et clôture du poste
Contrôlez les sessions de caissier, comptez le fonds de caisse initial et rapprochez les totaux de paiement à la clôture.
Lire le guideVentes et factures
POS configuration matérielle : Imprimantes de reçus, tiroirs-caisses et scanners
Connectez des imprimantes thermiques ESC/POS, des tiroirs-caisses automatiques et des lecteurs de codes-barres.
Lire le guideVentes et factures
Ventes hors ligne POS et synchronisation automatique en arrière-plan
Continuer à traiter les ventes pendant les interruptions réseau grâce à la synchronisation du stockage local.
Lire le guideFinance
Intégration et conformité de la facturation électronique ZATCA Phase 2
Intégrez les CSID cryptographiques, générez des factures XML UBL 2.1 conformes et intégrez les processus de validation et de déclaration.
Lire le guideFinance
Intégration d’une passerelle de paiement en ligne et règlement des versements
Connectez Stripe, Tap, PayTabs et MyFatoorah pour permettre le paiement instantané des factures par vos clients.
Lire le guideComptabilité
Enregistrement, évaluation et plans d’amortissement des immobilisations
Suivez les immobilisations de l’entreprise, calculez les amortissements mensuels et comptabilisez automatiquement les écritures dans le grand livre.
Lire le guideStock et produits
Suivi des lots et gestion des dates d’expiration
Gérez les stocks périssables et sérialisés à l’aide des règles de sortie FEFO/FIFO.
Lire le guideParamètres
Sécurité de l’espace de travail, authentification à deux facteurs et journaux d’audit
Protégez les données financières sensibles grâce à l’authentification 2FA, au contrôle des sessions et à des pistes d’audit détaillées.
Lire le guideVentes et factures
Rédaction des devis, approbation par le client et conversion en commandes client
Émettez des devis professionnels, suivez les approbations des clients et convertissez-les facilement en commandes.
Lire le guideComptabilité
Centres de coûts, dimensions de projet et comptabilité analytique
Associez les produits, les charges et les écritures comptables aux centres de coûts afin de générer des comptes de résultat par service et par projet.
Lire le guideFinance
Factures clients récurrentes et facturation automatisée des abonnements
Automatisez les échéanciers de facturation récurrente mensuelle ou annuelle des honoraires, avec envoi automatique par e-mail.
Lire le guideFinance
Suivi des chèques, chèques postdatés (PDC) et compensation bancaire
Gérez les chèques entrants et sortants, suivez les dates d’échéance et enregistrez les règlements de dépôts bancaires.
Lire le guideFinance
Fonds de caisse détenus par le responsable, pièces de caisse et réapprovisionnement
Contrôlez les fonds de caisse, suivez les pièces relatives aux menues dépenses et approuvez les remboursements de réapprovisionnement.
Lire le guideStock et produits
Nomenclature (BOM), lots de produits et assemblage de kits
Fabriquez des produits finis à partir de composants, avec déstockage automatique et calcul du coût d’assemblage.
Lire le guideAchats et fournisseurs
Répartition des coûts d’approche : droits de douane, fret maritime et manutention
Intégrez le fret international et les droits de douane dans la valorisation des articles afin d’analyser précisément la marge réelle des produits.
Lire le guideStock et produits
Transferts de stock entre plusieurs entrepôts et suivi des marchandises en transit
Transférez le stock entre des succursales physiques avec expédition, suivi pendant le transit et réception à destination.
Lire le guideHR et Personnes
Système de protection des salaires (WPS) et export du fichier SIF
Exportez des fichiers conformes de transfert des salaires pour le traitement de la paie par la banque centrale et les banques commerciales.
Lire le guideHR et Personnes
Indemnité de fin de service (EOSB) et solde de tout compte du salarié
Calculer l’indemnité de départ réglementaire, les soldes de congés acquis et non pris, puis établir le certificat de clearance du solde de tout compte.
Lire le guideHR et Personnes
Prêts personnels aux employés, avances sur salaire et échéances de paie automatisées
Décaissez les prêts au personnel et planifiez les déductions mensuelles automatisées sur la paie.
Lire le guideCliniques et médical
Dossiers médicaux électroniques (DME), antécédents du patient et signes vitaux
Enregistrez les antécédents médicaux, les allergies et les affections chroniques du patient, et suivez les graphiques des signes vitaux au fil des visites.
Lire le guideCliniques et médical
Ordonnances électroniques, instructions posologiques et délivrance en pharmacie
Établissez des ordonnances médicales normalisées incluant la posologie, la fréquence d’administration et l’intégration directe avec la pharmacie.
Lire le guideCliniques et médical
Paramétrage des polices d’assurance maladie, participations des patients et regroupement des demandes de remboursement
Gérez les compagnies d’assurance, les niveaux de couverture des polices, les participations des patients et la soumission des demandes de remboursement aux assureurs.
Lire le guideRestaurants et menus
Système d’affichage en cuisine (KDS) et acheminement des commandes vers les postes de préparation
Acheminez les bons de commande entrants vers des écrans de cuisine spécialisés, avec minuteries de préparation et validation des plats.
Lire le guideRestaurants et menus
Gestion des recettes, déstockage des ingrédients et analyse du coût alimentaire
Associez les plats aux quantités d’ingrédients bruts afin d’automatiser les déductions de stock et de contrôler la marge brute.
Lire le guideRestaurants et menus
Réservation de tables, plans de salle et gestion de la liste d’attente des clients
Gérez les plans de salle, les réservations de tables et l’organisation de l’accueil des clients.
Lire le guideSocial et WhatsApp
Configuration de WhatsApp Business Cloud API, enregistrement du numéro de téléphone et webhooks
Connectez les identifiants officiels Meta WhatsApp Cloud API pour une messagerie automatisée vérifiée.
Lire le guideParamètres
Contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) et autorisations personnalisées du personnel
Créez des rôles utilisateur personnalisés, limitez l’accès aux rapports financiers et appliquez la séparation des responsabilités au sein de l’entreprise.
Lire le guideFinance
Devises, taxes et modes de paiement
Configurez les règles de transaction avant d'utiliser les écrans financiers.
Lire le guideCliniques et médical
Rendez-vous, visites et facturation de la clinique
Faire passer un patient de la prise de rendez-vous à la visite, à l'ordonnance et au paiement.
Lire le guidePublicité
Connexions publicitaires et campagnes
Connectez les comptes publicitaires et suivez les performances des campagnes.
Lire le guideStock et produits
Entrepôts, transferts et ajustements
Contrôlez les quantités en stock sur tous les emplacements et préservez l'historique des mouvements.
Lire le guideAchats et fournisseurs
Fournisseurs et bons de commande
Gérez les fiches fournisseurs, les conditions d'achat et les engagements d'achat.
Lire le guideVentes et factures
Retours de vente et avoirs
Corrigez une vente tout en préservant la comptabilité et la piste d'audit.
Lire le guideRapports
Rapports financiers, fiscaux et de stock
Consultez les rapports utilisés pour le contrôle financier et les décisions de stock.
Lire le guideCRM et Clients
Clients et contacts
Créez des fiches clients, des contacts, des adresses, des conditions et des soldes.
Lire le guideRestaurants et menus
Menus et commandes de restaurant
Configurez les articles du menu et gérez le flux de commande.
Lire le guideStock et produits
Valorisation des stocks et alertes de stock faible
Comprendre la valeur du stock, les seuils de réapprovisionnement et les rapports d'inventaire.
Lire le guideAchats et fournisseurs
Factures fournisseurs et paiements
Enregistrez les factures fournisseurs, les dettes et les règlements.
Lire le guideCRM et Clients
Activités client et suivi
Gardez les conversations commerciales, les tâches, les rappels et les fichiers liés au client.
Lire le guideAssistant IA
Utilisation de l'assistant IA de l'entreprise
Demandez à l'assistant la navigation, les brouillons, les synthèses et les informations autorisées de l'entreprise.
Lire le guideFinance
Dépenses et catégories de dépenses
Enregistrer les dépenses d'exploitation avec le traitement fiscal et comptable approprié.
Lire le guideParamètres
Profil de la société et paramètres des documents
Maintenir l'identité de la société, la numérotation, les modèles et les paramètres de communication par défaut.
Lire le guideAchats et fournisseurs
Retours d'achat et notes de débit
Retournez des marchandises fournisseur ou réduisez un solde fournisseur avec un document traçable.
Lire le guideHR et Personnes
Employés, services et contrats
Configurer le dossier de l'employé et les informations d'emploi.
Lire le guideComptabilité
Plan comptable
Organisez le grand livre en actifs, passifs, capitaux propres, produits, coûts et charges.
Lire le guideVentes et factures
Devis et commandes clients
Préparez une offre client et intégrez-la au cycle de vente.
Lire le guideFinance
Banques, trésorerie et rapprochement
Suivez les comptes, paiements, dépôts et écarts par rapport aux relevés.
Lire le guideParamètres
Utilisateurs, autorisations et limites d'abonnement
Contrôlez les accès tout en maintenant l'entreprise dans les limites de son forfait activé.
Lire le guideCliniques et médical
Configuration de la clinique et dossiers patients
Configurez les médecins, les services, les patients et les informations cliniques.
Lire le guideHR et Personnes
Présence, congés et paie
Exécutez le cycle mensuel des opérations RH.
Lire le guideStock et produits
Produits, variantes et tarification
Créez des articles vendables avec les informations de stock, de coût, de prix, de taxe et de SKU.
Lire le guideComptabilité
Écritures de journal et états financiers
Examinez les comptabilisations en partie double et comprenez les états financiers essentiels.
Lire le guideRapports
Rapports sur les ventes, les achats et les clients
Analysez l'activité commerciale, les encaissements et les soldes.
Lire le guideSocial et WhatsApp
Boîte de réception sociale et messagerie WhatsApp
Gérez les conversations et associez les messages aux clients.
Lire le guidePrise en main
Liste de contrôle de configuration de la société
Une liste de contrôle pratique pour préparer un nouvel espace de travail de société.
Lire le guidePrise en main
Ajouter des utilisateurs et attribuer les premières autorisations
Invitez l'équipe et accordez à chaque rôle uniquement les accès nécessaires.
Lire le guidePrise en main
Saisir les soldes d'ouverture et le stock d'ouverture
Intégrez les soldes d'ouverture approuvés dans la société sans rompre la piste d'audit.
Lire le guidePrise en main
Configurer la numérotation et les modèles de documents
Assurez la cohérence des documents de l'entreprise avant de les envoyer aux clients ou aux fournisseurs.
Lire le guideTableau de bord
Filtres du tableau de bord et périodes de reporting
Utilisez correctement les filtres de société, de date, de devise et de statut.
Lire le guideTableau de bord
Comprendre les cartes du tableau de bord KPI
Consultez les principaux indicateurs de ventes, d'encaissements, d'achats, de dépenses et de stock.
Lire le guideTableau de bord
Utiliser les alertes et raccourcis du tableau de bord
Transformez les alertes opérationnelles en action utile suivante.
Lire le guideTableau de bord
Consulter l'activité récente
Tracez les modifications importantes effectuées dans l'espace de travail de l'entreprise.
Lire le guideCRM et Clients
Capturer et convertir les prospects
Transformez une demande initiale en une opportunité client qualifiée.
Lire le guideCRM et Clients
Groupes et segments de clients
Organisez les clients pour la tarification, la communication et le reporting.
Lire le guideCRM et Clients
Conditions de crédit et de paiement client
Définissez les limites de crédit et les règles de paiement avant d'émettre des documents de vente.
Lire le guideCRM et Clients
Relevés clients et balance âgée
Expliquez ce que le client doit et depuis combien de temps la créance est impayée.
Lire le guideCRM et Clients
CRM tâches et rappels
Maintenez le suivi client attribué, daté et visible.
Lire le guideVentes et factures
Étapes du pipeline de ventes
Faites progresser les opportunités selon un processus de vente cohérent.
Lire le guideVentes et factures
Remises sur ventes et listes de prix
Appliquez les règles de tarification sans perdre le contrôle des approbations.
Lire le guideVentes et factures
Livraison et exécution des ventes
Faire passer une vente approuvée de la commande à la livraison.
Lire le guideVentes et factures
Suivi des encaissements clients
Priorisez et enregistrez les actions de recouvrement client.
Lire le guideAchats et fournisseurs
Demande d'achat vers commande fournisseur
Transformez un besoin interne en commande fournisseur approuvée.
Lire le guideAchats et fournisseurs
Listes de prix et conditions fournisseurs
Maintenez l'exactitude des coûts fournisseurs, des devises et des conditions de paiement.
Lire le guideAchats et fournisseurs
Réception des marchandises et contrôle à trois voies
Rapprochez ce qui a été commandé, reçu et facturé.
Lire le guideAchats et fournisseurs
Balance âgé et relevé fournisseur
Planifiez les paiements fournisseurs à partir des dettes exigibles vérifiées.
Lire le guideStock et produits
Catégories de produits et unités
Créez une structure de produits claire pour le stock et le reporting.
Lire le guideStock et produits
Codes-barres et recherche de produits
Trouvez les produits rapidement et réduisez les erreurs de sélection.
Lire le guideStock et produits
Réceptions et sorties de stock
Enregistrez les quantités entrantes et sortantes avec une source claire.
Lire le guideStock et produits
Flux de transfert de stock
Déplacez le stock entre les entrepôts sans perdre la garde ni la chronologie.
Lire le guideStock et produits
Inventaires physiques et approbation des écarts
Corriger les écarts d'inventaire physique avec justification.
Lire le guideStock et produits
Coût des stocks et coût des marchandises vendues
Comprendre comment le coût des stocks affecte les ventes et les rapports financiers.
Lire le guideFinance
Workflow d'approbation des notes de frais
Soumettez et approuvez les notes de frais avec les justificatifs à l'appui.
Lire le guideFinance
Dépenses récurrentes
Gérez les coûts réguliers sans perdre le contrôle des vérifications.
Lire le guideFinance
Flux de rapprochement bancaire
Rapprocher les transactions du système avec un relevé bancaire.
Lire le guideFinance
Gestion de trésorerie
Contrôlez la petite caisse et les mouvements de trésorerie.
Lire le guideFinance
Lots de paiement
Préparez en toute sécurité plusieurs paiements approuvés.
Lire le guideFinance
Revue de la période fiscale
Préparez une revue de la période fiscale avant la déclaration ou le reporting.
Lire le guideComptabilité
Hiérarchie des comptes et règles de comptabilisation
Veillez à bien séparer les comptes parents des comptes comptabilisables.
Lire le guideComptabilité
Révision des écritures de journal manuelles
Créez des écritures de journal contrôlées pour les ajustements approuvés.
Lire le guideComptabilité
Liste de contrôle de clôture de période
Clôturez une période de reporting avec moins de surprises.
Lire le guideComptabilité
Tracer un solde dans le grand livre
Passer d'un solde de rapport à la transaction source.
Lire le guideComptabilité
Comptabilité multidevise
Enregistrez les transactions en devises étrangères avec des taux et des soldes contrôlés.
Lire le guideHR et Personnes
Intégration des employés
Créez un dossier employé complet tout en protégeant les données personnelles.
Lire le guideHR et Personnes
Statut et mutations des employés
Enregistrez avec précision les entrées, mutations, promotions et sorties.
Lire le guideHR et Personnes
Politiques de congés et approbations
Définissez les règles de congés et approuvez les demandes de manière cohérente.
Lire le guideHR et Personnes
Corrections de présence
Corrigez les enregistrements de présence avec un motif auditable.
Lire le guideHR et Personnes
Révision et comptabilisation de la paie
Validez la paie avant de générer les paiements et les résultats comptables.
Lire le guideCliniques et médical
Médecins et spécialités
Configurez le personnel clinique et son périmètre de rendez-vous.
Lire le guideCliniques et médical
Services cliniques et listes de prix
Configurez les services facturables avec les détails cliniques et financiers.
Lire le guideCliniques et médical
Statuts des rendez-vous et file d'attente
Gérez la file d'attente quotidienne des rendez-vous, de la prise de rendez-vous à la clôture.
Lire le guideCliniques et médical
Consentement et confidentialité du patient
Limitez les informations du patient aux personnes et aux finalités qui le nécessitent.
Lire le guideCliniques et médical
Notes cliniques et suivis
Enregistrez les informations cliniques autorisées et la prochaine action de soins.
Lire le guideCliniques et médical
Factures et paiements de la clinique
Reliez les services cliniques facturables au flux de travail financier standard.
Lire le guideRestaurants et menus
Tables de restaurant et zones de service
Préparez le plan de salle pour une gestion précise des commandes.
Lire le guideRestaurants et menus
Modificateurs et menus combinés
Créez des choix de menu flexibles sans perdre le contrôle des prix et des stocks.
Lire le guideRestaurants et menus
Statuts de cuisine et de préparation
Suivez une commande de la confirmation à la préparation et à la remise.
Lire le guideRestaurants et menus
Shifts et clôtures du restaurant
Clôturez un shift de service avec le contrôle des ventes et des paiements.
Lire le guideSocial et WhatsApp
Connecter un canal social ou WhatsApp
Connectez des canaux de messagerie approuvés avec un accès contrôlé.
Lire le guideSocial et WhatsApp
Affecter les conversations et utiliser des étiquettes
Gardez les conversations entrantes attribuées et consultables.
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Réponses et modèles approuvés
Utilisez des réponses conformes au canal sans perdre le contexte.
Lire le guideSocial et WhatsApp
Échecs de messagerie et nouvelles tentatives
Gérez en toute sécurité les messages non distribués et les erreurs du fournisseur.
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Configuration du compte publicitaire
Préparer une connexion publicitaire pour un reporting fiable.
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Filtres de campagne et plages de dates
Lisez les indicateurs de campagne avec la portée de reporting correcte.
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Revue du budget de campagne
Examinez les budgets sans confondre le reporting avec les modifications apportées par le fournisseur.
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Filtres et exports de rapports
Produisez des rapports reproductibles que d'autres peuvent vérifier.
Lire le guideRapports
Balance âgé des créances et des dettes
Utilisez les rapports de balance âgée pour prioriser les décisions de recouvrement et de paiement.
Lire le guideRapports
Analyse du compte de résultat
Interprétez les produits, le coût des ventes, les charges et le résultat pour une période sélectionnée.
Lire le guideRapports
Analyse du bilan
Examinez l'actif, le passif et les capitaux propres à une date donnée.
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Analyse des flux de trésorerie
Comprendre les mouvements de trésorerie liés aux activités d'exploitation, d'investissement et de financement.
Lire le guideParamètres
Identité de l'entreprise et profil fiscal
Tenez l'identité de l'entreprise et les mentions légales à jour pour les documents.
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Préférences de notification
Contrôlez les notifications opérationnelles que les utilisateurs reçoivent.
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Santé des intégrations et accès
Surveillez les services connectés et supprimez les accès non sécurisés.
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Calendrier et fuseau horaire de la société
Alignez les dates, les heures de travail et les activités planifiées.
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Envoi des e-mails et des documents
Envoyez les documents de l'entreprise via les paramètres d'envoi approuvés.
Lire le guideAssistant IA
Utiliser l'IA pour la navigation et les explications
Demandez à l'assistant d'expliquer où une tâche est réalisée et ce qu'elle nécessite.
Lire le guideAssistant IA
Interroger l'IA pour obtenir des analyses de l'entreprise
Demandez des synthèses des données d'entreprise autorisées sans perdre la traçabilité des sources.
Lire le guideAssistant IA
Utiliser l'IA pour rédiger des textes opérationnels
Créez des ébauches tout en laissant la responsabilité finale à l'utilisateur.
Lire le guideAssistant IA
Vérifier les actions de l'IA avant confirmation
Traitez en toute sécurité les actions susceptibles de modifier les données de la société ou de contacter des personnes.
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